Pemberitahuan privasi

1. Siapa yang mengelola datamu

Pengendali data pribadi adalah panitia Global Edufair 2026 dari Gelanggang Inovasi dan Kreativitas Universitas Gadjah Mada (GIK UGM) sebagai penyelenggara acara, beralamat di Jl. Pancasila No.1, Bundaran UGM, Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta 55281.

2. Data yang dikumpulkan

• Pendaftaran GEF: nama lengkap, email, nomor WhatsApp, dan asal sekolah/universitas yang kamu isi saat mendaftar.
• Pendaftaran GEF: jurusan, angkatan, alamat email UGM (boleh dikosongkan) dan alamat email non-UGM, yang disimpan sebagai cadangan kontak panitia.
• Pendaftaran GEF: rencana studimu (rencana kuliah di luar negeri, kapan, negara tujuan, bidang studi, dan skor bahasa) serta dari mana kamu tahu tentang GEF.
• Booth universitas dan seminar yang kamu pilih.
• Kunjungan booth: booth yang kamu datangi dan jam check-in-nya, termasuk check-in yang dicatat panitia untukmu.
• Waktu dan versi persetujuanmu atas pemberitahuan ini, serta catatan pengiriman email kode unik.
• Career and Study Assessment, pendaftaran terpisah yang hanya ada kalau kamu mendaftar: email, nama lengkap, institusi, tahun masuk, kelas, usia, nomor WhatsApp, sesi pilihanmu, alasanmu ikut, bahasa tampilan yang kamu pakai, serta waktu pendaftaran dan kode pendaftaranmu (berawalan ASM-); kalau usiamu di bawah 18 tahun, juga centangan darimu bahwa orang tua atau walimu sudah setuju (yang dicatat hanya ya atau tidak; kami tidak menyimpan data orang tua atau wali).
• Cookie dan penyimpanan di perangkatmu: kode acak yang membuat HP-mu dikenali saat membuka e-tiket dan scan QR booth (cookie berlaku 180 hari), cookie pilihan bahasa (1 tahun), dan draf isian formulir yang belum terkirim. Draf itu disimpan di tab browser, tidak dikirim ke server sebelum kamu menekan tombol kirim, dan hilang saat tab ditutup, setelah pendaftaran terkirim, atau (di formulir pendaftaran GEF) saat kamu memilih “Tidak” lalu meninggalkan formulir lewat tautan di pesan yang muncul. Di formulir Career and Study Assessment, draf itu hanya muncul lagi kalau kamu kembali dalam 30 menit.
• Alamat IP, dipakai sementara untuk membatasi percobaan berulang dan tidak disimpan bersama data pendaftaranmu.

Kami tidak meminta alamat rumah, tanggal lahir, foto, atau nomor identitas.

3. Untuk apa data dipakai

• Mencatat pendaftaranmu serta membuat kode unik dan e-tiket.
• Mengirim email berisi kode unik, link e-tiket, jadwal seminar, dan petunjuk arah kepada pendaftar GEF. Pendaftar Career and Study Assessment tidak dikirimi email.
• Menghubungimu lewat WhatsApp (layanan pihak ketiga, hanya saat panitia menghubungimu) kalau ada informasi penting soal acara atau sesi Assessment-mu, misalnya perubahan jadwal.
• Mengenali kamu saat scan QR booth dan mencatat kunjungan sebagai stempel di e-tiket.
• Mengatur kuota seminar dan mempersiapkan acara, misalnya memperkirakan jumlah pengunjung tiap booth.
• Mengenali minat pengunjung, misalnya jurusan, angkatan, negara dan bidang studi yang dituju, serta dari mana mereka tahu tentang GEF, supaya acara dan informasinya lebih sesuai.
• Mengatur peserta di tiap sesi Career and Study Assessment.
• Menyusun laporan kegiatan untuk panitia.

Data tidak dijual dan tidak dipakai untuk iklan.

4. Dasar pemrosesan

Data diproses berdasarkan persetujuanmu (Pasal 20 ayat (2) huruf a UU PDP). Kamu memberikannya dengan memilih “Ya, saya setuju” di formulir pendaftaran GEF, atau mencentang kotak persetujuan di formulir Career and Study Assessment. Di formulir pendaftaran GEF, kalau kamu memilih “Tidak”, formulir tidak bisa dikirim dan tidak ada isianmu yang dikirim ke server. Isian yang sudah kamu ketik tetap ada di tab browser ini sampai tab ditutup, dan dihapus kalau kamu meninggalkan formulir lewat tautan di pesan yang muncul. Kalau panitia yang mendaftarkanmu (misalnya dari daftar sekolah atau formulir kertas), seorang anggota panitia menyatakan bahwa persetujuanmu, dan persetujuan orang tua atau wali bila kamu di bawah 18 tahun, sudah diperoleh; akun anggota panitia itu dicatat. Waktu dan versi persetujuan itu dicatat.

5. Peserta di bawah 18 tahun

UU PDP mewajibkan persetujuan orang tua atau wali untuk memproses data pribadi anak di bawah 18 tahun. Kalau kamu belum 18 tahun, minta izin orang tua atau walimu sebelum mendaftar. Di formulir pendaftaran GEF, persetujuan orang tua atau wali termasuk dalam jawaban “Ya, saya setuju” yang kamu pilih; di formulir Career and Study Assessment, kamu juga diminta mencentang bahwa orang tua atau walimu sudah setuju.

6. Siapa yang bisa melihat datamu

Hanya panitia GIK UGM yang ditunjuk dan masuk ke panel panitia dengan akunnya sendiri. Data tidak diberikan kepada pihak lain di luar panitia.

Penyedia layanan teknis memproses data hanya untuk menjalankan layanan ini atas perintah panitia: Vercel (hosting), Neon (database, server di Singapura), dan Resend (pengiriman email).

7. Berapa lama data disimpan

Data pendaftaran GEF, pendaftaran Career and Study Assessment, dan kunjungan booth disimpan sampai acara selesai dan laporannya disusun, lalu dihapus paling lambat 6 bulan setelah hari acara, kecuali panitia menetapkan jangka waktu lain dan mengumumkannya di halaman ini. Berkas ekspor dan salinan cadangan yang dibuat panitia dihapus pada batas waktu yang sama; cadangan otomatis di penyedia database mengikuti masa simpan penyedia.

Cookie perangkat berakhir sendiri setelah 180 hari dan cookie bahasa setelah 1 tahun. Kamu juga bisa menghapus cookie perangkat kapan saja lewat tombol “Hapus e-tiket ini dari HP ini” di halaman e-tiket.

8. Hak kamu

• Mengakses: meminta salinan data yang kami simpan tentang kamu.
• Memperbaiki: meminta data yang salah dibetulkan. Nama, email, asal sekolah/universitas, dan bahasa email dibetulkan panitia lewat panel; untuk jawaban lain di formulir, misalnya nomor WhatsApp, panitia dibantu tim teknis atau menghapus pendaftaranmu supaya kamu bisa mendaftar ulang.
• Menghapus: meminta seluruh data pendaftaranmu dihapus. Pendaftaran GEF dan Career and Study Assessment dihapus sendiri-sendiri, jadi sebutkan mana yang kamu minta.
• Menarik persetujuan: menghentikan pemrosesan datamu. Pendaftaranmu ikut dihapus, jadi e-tiket dan kode unik tidak bisa dipakai lagi.

9. Cara memakai hakmu

Kirim permintaanmu ke gef@gikugm.com. Kirim dari email yang kamu pakai saat mendaftar dan sebutkan kode unikmu (kode GEF, atau kode pendaftaran berawalan ASM- untuk Career and Study Assessment; kalau kodenya hilang, sebutkan nama lengkap dan nomor WhatsApp yang kamu daftarkan), supaya panitia bisa memastikan permintaan itu memang darimu.

Panitia menindaklanjuti permintaanmu paling lambat 3 × 24 jam setelah permintaan diterima.

10. Keamanan data

• Semua halaman memakai koneksi terenkripsi (HTTPS).
• Data pendaftar hanya bisa dibuka panitia yang masuk dengan akunnya; kata sandi panitia disimpan dalam bentuk hash.
• Kode unik dan link e-tiket dibuat acak sehingga sulit ditebak, dan percobaan berulang dibatasi.
• QR setiap booth memakai kunci rahasia, dan kunjungan yang janggal ditandai untuk diperiksa panitia.
• Data yang dikumpulkan dibatasi pada yang berkaitan dengan acara dan sesi Assessment.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, panitia memberi tahu kamu secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam, sesuai UU PDP.

11. Perubahan pemberitahuan

Kalau isi pemberitahuan ini berubah, versi barunya diumumkan di halaman ini dengan nomor versi baru. Persetujuanmu tercatat untuk versi yang berlaku saat kamu mendaftar.